El propósito de esta política es establecer normas que aseguren el buen funcionamiento del Internet, y equipos en general para facilitar sus labores en la empresa TANQUES Y SERVICIOS DEL CASANARE S.A.S.

CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico o e-mail es una herramienta fundamental para las comunicaciones empresariales.
Siguiendo estos sencillos consejos le sacará mejor partido: No es lo mismo enviar un correo electrónico con un dominio propio de una Firma, que hacer esto mismo desde uno de los numerosísimos servicios gratuitos de correo que existen en la red. En el primer supuesto, está comprometiendo el nombre y prestigio de la Firma, en el segundo solo se compromete quien lo envía.

• No lo use para enviar mensajes personales. El correo electrónico es una herramienta de trabajo, para comunicarse con sus amigos y familiares utiliza un correo personal. Si no tiene un dominio personal puede abrir una cuenta en cualquier servicio gratuito como pueden ser GoogleMail o Yahoo.es es para utilizarlos en la casa o en un café Internet no en la Firma.
• No use su cuenta de correo personal durante la jornada laboral. Si fuera absolutamente necesario, consulta antes las posibles restricciones de la Firma al respecto.
• No envíe información sensible o confidencial sin consultar antes con las Gerentes o a la Gestión de Sistemas de la Información. El correo en Internet no es seguro. Lea la política de privacidad de la Firma y las normas internas acerca de la confidencialidad.
• Es responsabilidad de cada Usuario. Mirar a diario el correo y contestar los correos de los clientes.
• Hacer seguimiento. De las cotizaciones enviadas a los clientes a diario
• Redacte cuidadosamente su mensaje, todo lo que escriba desde el dominio de su Firma puede ser utilizado de forma imprevista contra usted, contra la Firma o contra terceros. Relea el correo antes de enviarlo y corrija todo lo que sea necesario, tratando de suavizar cualquier salida de tono.
• Salude y sea amable.
• Redacte cuidadosamente su mensaje y escriba las palabras completas. Un e-mail no es un SMS.
• Revisar la ortografía.
• No envíe archivos adjuntos de 1Mb o más sin consultar antes con el destinatario. Recuerde que hay gente que tiene filtros para evitar archivos grandes y que no todo el mundo tiene banda ancha. Por lo que a unos no les llegará su archivo y a otros les provocará molestias. Además si envía archivos muy pesados, puede llegar a bloquear su propio servidor.
• Use cuentas de correo con su propio dominio, del tipo info@elnombredesuempresa.com (o .es) en lugar de cuentas gratuitas. Reforzarás así la imagen de la Firma.
• No abra correos dudosos o de origen desconocido, ya que pueden contener códigos maliciosos (virus, troyanos, keyloogers, gusanos, etc.). Si recibe uno, consulte antes a la Gestión de Sistemas de la Información.
• No ejecute nunca archivos adjuntos o correos dudosos o de origen desconocido.
• No responda con “Contestar a todos” a no ser que esté absolutamente seguro de que el mensaje puede ser recibido por todos los participantes.
• Nunca envíe ni reenvíe mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son falsas por definición, su único objetivo es saturar los servidores y con ellos la red.
• No haga spam. ¿Qué es el spam? El spam o correo basura es el correo no solicitado, el que se envía sin autorización. En España es ilegal. Además, si envía masivamente correo sin la debida autorización, corre el riesgo de convertir en enemigos a las personas que quieres ganar como clientes. Más información
• NO GRITE. En los mails usar mayúsculas equivale a gritar y resulta desagradable.
• Siempre con título o asunto muy descriptivo, para que el destinatario sepa rápidamente la razón de su mensaje.
• Usa CCO cuando envié un mismo mensaje a diferentes destinatarios. Si emplea la opción CC, con copia, cualquiera de los destinatarios podrá conocer las direcciones de los demás. Esto es una infracción de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Y además ofrece una mala imagen, sobre todo si se trata de una acción de e-mail marketing con un gran número de destinatarios que no se conocen entre sí. Evitar estos problemas es muy sencillo: emplee CCO, con copia oculta, en lugar de CC. En algunos casos, en lugar de CCO en su programa tendrás BCC, es lo mismo.
• Firma. Inclúyala automáticamente en todos sus mensajes. Considere poner, además de su nombre y el de su Firma, un enlace a su web y un slogan o frase promocional.
• Una redacción mala y una mala ortografía esta reflejando tanto su personalidad como la imagen de la Firma

USO DE ELEMENTOS DE CÓMPUTO

• El computador es su principal herramienta de trabajo trátelo como si fuera suyo
• El usuario es el único responsable de el computador
• Todos los equipos deben tener imágenes predeterminadas, colores aquellos que sean institucionales.
• En ningún caso el usuario tendrá cerca del computador alimentos, bebidas que puedan
• derramarse sobre los elementos de cómputo y afectar su funcionamiento.
• El usuario es responsable de mantener el computador externamente aseado la limpieza se hace con el computador apagado (con un trapo húmedo y sin detergentes se puede realizar)
• El uso es solamente para funciones laborales por ningún motivo para usos personales y sin la debida autorización
• El usuario deberá comprobar de tener los mínimos conocimientos para la utilización de equipos de computo y de no tener informar para su correspondiente capacitación
• El usuario no debe trasladar ni cambiar las partes del computador como son cambiar de teclados, mouse, mover de sitio el computador etc.
• El usuario no deberá destapar la CPU para alterar sus partes y si se comprueba algún cambio es responsabilidad de la persona a quien fue asignado
• Por ningún motivo el usuario instalara ningún tipo de software o programas
• El computador no será utilizado para entretenimiento como son juegos, escuchar música,
• Esta prohibido instalar memorias, celulares, u otros dispositivos sin una debida autorización
• La única persona que puede hacer mantenimientos, revisión de software, traslados es el departamento de sistemas
• Cada equipo tiene software de acuerdo a las necesidades del área de trabajo
• Para nuevos requerimientos como son de actualizaciones, nuevo software para su labor de trabajo, debe ser solicitado al departamento de sistemas para ver su viabilidad.
• Si por mal uso de el computador como son instalar programas sin debida autorización, mal uso de el internet como bajar programas no deseados (virus), golpearlo, derramar alimentos o líquidos el usuario es el responsable y deberá asumir los costos de su reparación.
• Los archivos deben ser guarda en la red, no se responde por información localmente
• En cualquier momento se hará auditoria de el computador ya sea físicamente o remotamente
• Es prohibido sacar o extraer los equipos de cómputo de propiedad de la Empresa.
• Se debe realizar un correcto uso de usuarios y contraseñas pues son personales e intransferibles.

USO DE LAS IMPRESORAS

• El papel que se utiliza debe estar libre de ganchos
• La impresora es para uso de la Firma no para imprimir trabajos personales
• Piense en el medio ambiente antes de imprimir hay muchos documentos que se pueden manejar por medio de correos electrónicos o simplemente archivar en CD, DVD, archivos, etc.
• Las hojas tienen dos caras y puede reciclar, antes de hacerlo revisar que las hojas estén en buen estado como son sin arrugas, sin ganchos, completas

USO DE EL INTERNET

• El uso de internet esta limitado por políticas de seguridad
• Por ningún motivo el usuario deberá ingresar a paginas diferentes a el contexto laboral
• No debe descargar música, imágenes, fondos, programas, videos etc. que no tengan relación con los procesos de la Firma.
• Esta totalmente prohibido chatear e instalar programas de mensajería como Messenger. Solo se permite a determinados usuarios el software Google chat y no debe adicionar usuarios que no pertenezcan a la Firma.
• Solo se pude descargar material para uso institucional con previa autorización.

TANQUES Y SERVICIOS DEL CASANARE S.A.S., se compromete a informar de sus acciones a sus partes interesadas, de sus actividades administrativas, operativas y financieras, para garantizar la transparencia de su actuar, mediante la entrega de información clara, completa, oportuna y trazable.

Es de vital importancia mantener la integridad de nuestros proceso, prevenir actividades ilícitas, corrupción y soborno dentro de sus esquemas administrativos, operativos y financieros en el desarrollo de sus actividades diarias por lo cual no se permite exigir o aceptar cualquier tipo de dadiva; cualquier actuacion indebida por parte de sus empleados que atente contra los principios y etica de la organización, sera totalmente rechazada y sancionada de acuerdo al reglamento interno de trabajo y demas disposiciones legales que exija la ley Colombiana.

Todos los trabajadores, tienen la responsabilidad de mantener registros sobre cualquier transacción o negocio que involucre disponer o transferir activos de propiedad de TANQUES Y SERVICIOS DEL CASANARE S.A.S.

Igualmente, aplicar acciones preventivas hace parte de nuestra cultura empresarial por lo cual si se observa por parte de los empleados, socios, proveedores, clientes o terceros una conducta o acto tendiente a eludir una disposición legal en perjuicio TANQUES Y SERVICIOS DEL CASANARE S.A.S., deberá ser reportada a la gerencia para así tomar los correspondientes correctivos.

En TANQUES Y SERVICIOS DEL CASANARE S.A.S., nos dedicamos a la prestación de servicio de Transporte Terrestre Intermunicipal de Carga Liquida y Seca; para el cumplimiento de este objeto incluimos en nuestra operación personal y vehículos; conscientes de los peligros a los cuales se exponen los conductores, peatones y demás partes interesadas manifestamos nuestro compromiso con la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Integral, incluido en este el Plan Estratégico de Seguridad Vial, para lo cual establece las siguientes directrices:

• Dar cumplimiento de las Regulaciones, Normas de Tránsito y Transporte y Especificaciones Técnicas, Estándares y otras que suscriba la Organización.
• En la vía siempre se conducirá con cortesía y respeto por otros conductores y usuarios de la vía.
• Prevención de la fatiga en la conducción.
• En las operaciones se tendrá muy presente el cuidado del vehículo, la carga, las personas y el ambiente.
• Se dará cumplimiento a los turnos y horarios de movilización establecidos por la organización y/o el cliente. Ver ACTA DE COMPROMISO DEL CONDUCTOR SEGURO; Código: HSEQ-F-066; Fecha: 09/01/2016.
• Uso del cinturón de seguridad.
• Todos los equipos de transporte utilizados durante el desarrollo de las actividades deben cumplir con los estándares de seguridad y los procedimientos establecidos.
• Los vehículos deberán estacionarse en los sitios destinados y autorizados, con la señalización de prevención requerida.
• Se realizara seguimiento y monitoreo satelital por parte del área de operaciones a los vehículos que participen en las operaciones de TSCasanare S.A.S.
• Los conductores deberán participar de las actividades de prevención, formación que programe la empresa, para promover comportamientos seguros en la vía.
• Promover la calidad de vida laboral, la prevención de accidentes de tránsito y daños a la propiedad.
• Se prohíbe el uso de equipos de comunicación electrónica (Celulares, radios, manos libres, etc.) durante la conducción del vehículo para todos los conductores de la empresa TSCASANARE.

Esta política de comportamiento es de obligatorio cumplimiento por parte de todo el personal directo, contratistas (Propietarios – Conductores), y demás partes interesadas.

TANQUES Y SERVICIOS DEL CASANARE S.A.S., comprometida con la salud y seguridad de sus trabajadores y partes interesadas, orientará actividades encaminadas a la prevención del consumo y porte de alcohol, drogas o tabaco por parte de sus empleados y contratistas, establece las siguientes directrices:

• No será permitido el ingreso a laborar en estado de embriaguez o síntomas de haber ingerido bebidas alcohólicas o sustancias alucinógenas, así como su comercialización.
• Quien sea detectado bajo la influencia de alcohol y/o drogas alucinógenas será retirado de sus labores y reportado al supervisor o jefe inmediato encargado.
• Se realizarán pruebas de forma periódica, aleatoria y sin previo aviso a todos sus colaboradores y contratistas, después de un accidente o cuando exista duda razonable, las pruebas se pueden ejecutar en los frentes de trabajo o en las instalaciones de la empresa.
• Los colaboradores tienen el derecho de rehusarse a realizar la prueba, pero TANQUES Y SERVICIOS DEL CASANARE S.A.S. se reserva el derecho de suspender las labores del empleado o contratista o dar por terminado la relación laboral o el contrato de servicios con base en la negativa de presentar la prueba o de resultar positiva.
• Quien se encuentren bajo tratamiento médico con medicamentos que disminuyan su ánimo vigilante debe reportarlo al jefe inmediato presentando la formula médica, lo cual no obligará al empleado a realizar dichas actividades mientras esté bajo la influencia de dichos medicamentos, y que, si por decisión y riesgo propio ejecute actividades que por su condición o características de alto riesgo le sean prohibidas, será responsable de sus actos y recibirá las sanciones disciplinarias aplicables según las circunstancias que se presenten.

TANQUES Y SERVICIOS DEL CASANARE S.A.S., dentro de los lineamientos de la ley y en pro del respeto del libre desarrollo de la personalidad exhorta a todas las personas por el NO consumo de cigarrillo y tabaco. En tal sentido la gerencia establece los siguientes parámetros:

• Está prohibido el consumo de cigarrillo y tabaco en oficinas, lugares de trabajo y recintos cerrados de la empresa.
• En las instalaciones del cliente y actividades de campo, el personal podrá fumar únicamente en las áreas destinadas para fumadores.

La organización desarrollara programas de prevención con el fin de desestimular en los trabajadores y contratistas el uso de drogas, alcohol y tabaco, como compromiso de mantener un ambiente de trabajo libre de sustancias controladas.

El incumplimiento de la presente política generara sanciones disciplinarias, que podrían ser causal de terminación de contrato.

TANQUES Y SERVICIOS DEL CASANARE S.A.S. es una empresa dedicada a la prestación de servicios de transporte terrestre de carga líquida y seca, comprometida con la gestión de Control y Seguridad BASC, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad en el desarrollo de sus actividades; nuestra empresa es garante incondicional de la prevalencia de los derechos humanos, derechos de los niños, niñas y adolescentes y está firmemente comprometida con su protección material y real. Reconocemos la responsabilidad que tenemos en la organización frente a cero tolerancia sobre la explotación sexual, el abuso laboral, la discriminación , el trabajo forzoso y demás actividades que amenacen o vulneren los mismos. Promovemos el compromiso para la consulta, motivación y participación de todos los colaboradores, asociados de negocio y partes interesadas. Orientamos nuestros esfuerzos en:

• Garantizar servicios de calidad, asignando personal y vehículos acorde a las necesidades del cliente, así mismo, promover la seguridad en el uso de tecnologías de la información para garantizar el buen manejo de la carga transportada . “Percepción cliente, pqr´s, no conformes”
• Velamos por el bienestar de las partes interesadas en el desarrollo de las operaciones mediante la promoción de la calidad de vida laboral, prevención del acoso laboral, condiciones de trabajo seguras y saludables, reconociendo a quienes por su desempeño contribuyen a mejorar nuestros resultados en materia de Control y Seguridad BASC, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad, así mismo, brindamos garantías de la desconexión laboral que corresponderá a la no asignación de actividades durante los periodos vacacionales y fuera del horario laboral. “Desempeño de los colaboradores en misión, asociados de negocio, comités de la organización”.
• Gestionamos los mecanismos de control de los riesgos identificados como prioritarios en la organización: Riesgo en seguridad vial, riesgo de protección contra-caídas y riesgo mecánico presentes en todas las actividades de TSCasanare para lo cual se dispone además con programas y recursos necesarios.
• Eliminamos los peligros e impactos ambientales originados por la operación, reducimos los riesgos, los evaluamos, valoramos y establecemos los respectivos controles para proteger la Seguridad, Salud en el Trabajo y el Ambiente, con el fin de prevenir enfermedades laborales, lesiones, deterioro de la salud, accidentes de trabajo, daño a la propiedad e impacto socio ambiental. “Estadísticas de accidentalidad IF accidentes laborales y ambientales”
• Promovemos la protección, preservación y prevención de la contaminación en el medio ambiente y el cuidado de la flora y la fauna, mediante la gestión de los programas ambientales definidos en la organización, alguno de ellos a través de la prevención y atención derrames de mercancías peligrosas, ahorro de agua y energia y plan de gestión de residuos.
• Garantizamos la seguridad de nuestras operaciones y de la carga que transportamos, implementando medidas de control y seguridad basadas en estándares reconocidos. Prevenimos actividades ilícitas como el narcotráfico, el terrorismo, entre otras que puedan afectar la seguridad de nuestros servicios y la integridad de la carga.
• Priorizamos la seguridad de la infraestructura de la información para salvaguardar la confidencialidad e integridad de los datos de carga y la seguridad de la infraestructura de la información, cumplimos con los estándares y regulaciones de ciberseguridad, garantizando la protección de la información sensible.
• Cumplimos rigurosamente con la legislación colombiana vigente, así como con los requisitos reglamentarios, requerimientos de clientes y otros requisitos aplicables en las áreas de Control y Seguridad BASC, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad.
• Mantenemos altos estándares y buscamos constantemente formas de mejorar la eficacia de nuestro Sistema Integrado de Gestión en Control y Seguridad BASC, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad. Promovemos la consulta y participación activa de nuestros trabajadores y representantes, promoviendo la integridad de los procesos de manera oportuna.
• Nos comprometemos a respetar los derechos de los niños, niñas y adolescentes, luchando activamente contra la explotación sexual y actividades que los vulneren. Fomentamos la responsabilidad social con nuestros grupos de interés y reinversión en beneficio de nuestros socios.

Esta política es comunicada a todas las partes interesadas y revisada periódicamente para garantizar su aplicabilidad.